Certification Qualiopi
D’abord, il faut comprendre une chose : sans Qualiopi, impossible d’accéder aux financements publics (CPF, OPCO, France Travail, appels d’offres etc.). Ensuite, cet audit qualité de processus est une preuve de crédibilité et de sérieux. Elle permet d’attester que vos prestations sont professionnelles, rigoureuses et centrées sur l’amélioration continue.
Enfin, c’est le sésame pour booster son activité.
À qui s’adresse la Certification Qualiopi ?
Aux Organisme Prestataire d’Action concourant au développement des Compétences (OPAC)
➡️ Action de formation
➡️ Bilan de compétences
➡️ Centre de formation par apprentissage (CFA)
➡️ Validation d’acquis d’expériences (VAE)
Officiellement délivrée par des certificateurs accrédités comme Certifopac, CCTA, Pronéo certification, Qualitia etc, elle repose sur un référentiel national qualité (RNQ) composé de 7 critères et 32 indicateurs.
Comment ça marche la certification Qualiopi ?
Prérequis :
✅ Avoir une action réalisée en propre et ou en sous-traitance pour un autre organisme. Pour les actions longues de plus de 2 jours, l’action doit avoir débutée.
✅ Documents administratifs à fournir : SIRET, Numéro de Déclaration d’activité, Bilan pédagogique et financier (BPF) ou un extrait comptable pour les organismes dans leur 1ère année d’activité, Organigramme fonctionnelle, descriptif de votre organisme.
L’ensemble des prérequis sont détaillés dans l’arrêté du 31 mai 2023.
Préparer l’audit qualiopi, les astuces pour cartonner :
-
Centraliser toutes votre activité dans un outil de gestion administratif tel que Qualiobee, Teetch ou Digiforma.
- Préparer des fiches processus synthétiques par critère, thématique ou service.
- Effectuer un audit blanc avec un certificateur (mise en situation réelle) ou un accompagnateur qualiopi (avec remédiation pour avoir des corrections).
➡ Et surtout : se faire accompagner.
Des structures comme Ludicertif proposent un accompagnement sur-mesure avec des conseils personnalisés.
L’audit Qualiopi
- L’auditeur Qualiopi est en charge de choisir un échantillonnage sur les actions réalisées le jour de l’audit qu’il doit justifier comme étant représentatif auprès du certificateur et du cofrac.
- L’audit se déroule en 3 temps : réunion d’ouverture, évaluation des indicateurs et réunion de clôture. La durée de l’audit est règlementaire et doit respecter le plan d’audit reçu en amont.
- L’auditeur remet un rapport d’audit auprès du certificateur qui doit effectuer une relecture avant de vous le mettre à disposition.
Post audit : Corrigez les non-conformités si besoin
Même bien préparé, vous pouvez avoir des non-conformités émises tout au long de l’audit :
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Non-conformité mineure = vous avez 6 mois pour envoyer un plan d’action correctif
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Non-conformité majeure = vous devez corriger avant toute certification sous un délai de 3 mois
- Non conformité de l’utilisation de la marque (majeure) : 30 jours calendaires pour vous mettre à jour
Pas de panique : Cela peut arriver ! L’important, c’est de montrer votre capacité à corriger rapidement après l’audit (aucune non conformité ne peut être traitée le jour même).
Une fois validée, vous recevez votre certification officielle Qualiopi, valable 3 ans.
Un audit de surveillance est prévu entre 14 et 22 mois suite à l’obtention de la certification pour s’assurer que vous tenez le cap.
En cas de questions complémentaires, nous vous invitons à consulter la FAQ Qualiopi.
Et après ? Faites vivre votre démarche qualité
Certification obtenue = pas la fin, mais le début !
Continuez à :
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recueillir la satisfaction de votre écosystème, analyser les données et vous prendre des décisions
- Appliquer vos processus d’ingénierie pédagogique, commerciaux, relations clients et ressources humaines
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mettre à jour vos documents
-
manager vos intervenants
Cela vous permet d’être prêt pour le prochain audit… et d’améliorer constamment vos prestations.
Quelles compétences comportementales mobiliser lors de votre audit Qualiopi ?
Voici une liste non exhaustive des compétences comportementales selon Xavère RICOLFi, auditrice Qualiopi depuis juin 2021 :
- Résilience face au choix de l’échantillon des sessions sélectionné par l’auditeur
- Esprit de synthèse afin de répondre factuellement aux attendus des indicateurs
- Ecoute Active face aux questions de l’auditeur Qualiopi
- Communication assertive pour effectuer vos démonstrations basées sur élément de preuve
- Gestion du temps pour respecter la durée d’audit qui est règlementaire
- Gestion du stress, les non-conformités se corrigent post audit
- Confiance en soi, vous êtes les experts de votre secteur l’auditeur apprendra énormément de vos échanges
En conclusion, la Certification Qualiopi est aussi une aventure humaine où les interlocuteurs font preuve d’intelligence émotionnelle lors de cette interview.
Dans un souci d’impartialité, aucune sponsorisation ou partenariat de quelque sorte n’est autorisé avec les organismes certificateurs.
Rédactrice :
Xavère RICOLFI
Coach, auditrice qualité et accompagnatrice qualiopi
